哈院办发〔2021〕1号

 

  

 

各处、部、二级院：

    根据《皇冠428428娱乐娱城档案管理办法》的要求,为确保学校综合档案得到及时、完整的管理，现将归档工作有关事宜通知如下：

     一、归档内容

    （一）2020年1月1日至12月31日期间，校内各单位、各部门、各二级学院在工作及重要活动中直接形成的具有保存价值的各类、各种载体材料；《皇冠428428娱乐娱城归档范围与保管期限表》要求归档移交的材料。

    （二）各单位、各部门在2020年重大活动、重要科研项目、重要工程建设过程中产生的文字、照片、声像、图表等材料。

    （三）各单位、各部门获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级及市级以上级别）或国际、国内校际交流中产生的具有保存价值的实物。

    （四）补遗卷，即往年应归档但尚未归档的文件材料。

     二、归档时间

     各门类档案的归档时间原则上与往年一致，基本要求如下：

    （一）按自然年度形成的文件，各部门于2021年5月9日之前将整理完毕的材料移交至档案馆（室）。

    （二）出版书刊、基建项目档案在出版、基建项目竣工后3个月内归档。

    （三）科研项目于项目评审验收后2个月内归档。

    （四）会计档案，在会计年度终了后立卷，按《会计档案管 理办法》要求整理编目，暂由财会部门保管二年，期满后的次年归档。

    （五）以学校集体、部门名义获得的奖励，如证书、奖章、奖状等实物，应随时移交档案馆（室）存档。

    三、归档要求

    （一）各单位、各部门要切实加强对本单位档案归档工作的领导，认真履行工作职责，为兼职档案员的工作提供必要的条件；兼职档案员应按照学校档案管理办法的要求，做好本单位归档材料的收集、整理工作，确保归档材料真实有效、完整齐全。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

    （二）归档的纸质文件(含党政各类公文、基建图纸等)应同时向档案馆（室）移交相应电子文档，电子文档通过档案管理系统上传或以光盘等不可更改存储介质提交。没有电子文档的材料可由档案馆（室）协助扫描形成，并由兼职档案员将电子文档上传至档案管理系统。

    （三）立卷归档的材料应为原件，复印件原则上不得归档，移交复印件时须在档案管理系统文件名称后用“（）”标注“复印件”。凡不符合归档要求的文件材料,须按整改要求进行整理后向档案馆（室）移交。移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，因不得已使用压敏纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。

    （四）归档材料要确保完整。各单位、各部门兼职档案员在整理过程中要逐件检查，严格按照学校档案管理办法和档案形成的规律进行编制。按学校档案管理及相关规范规定归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、时间、地点及人物。

    （五）涉及师生员工奖励与惩罚、学籍变更、劳动关系变更及其他涉及师生员工个人权档利的、有本人或家属签字的材料，为应对今后可能产生的法律纠纷，纸质原件应予以归档。

    （六）按照新版《归档整理规则》要求，文件（除设备类、财务类、基建类档案外）页号的编写用铅笔在文件正面右上角，或背面左上角书写。凡带有字迹页面均书写页号，一份文件一个流水页号。页号要求阿拉伯数字，字迹工整，仿宋二号字体大小。如文件印刷时自带流水页号，则可以不再编写页号。

    （七）归档文件材料的相关信息应准确完整录入档案管理系统，及时移交纸质档案。特别是文件的保管期限、题名、责任者、时间、页数等信息必须准确、完整，保管期限须对照《皇冠428428娱乐娱城归档范围与保管期限表》填写。

    （八）毕业生学籍卡和毕业集体照的要求：学籍卡要求以班级为单位件，一个班级一个流水号。页码位置为正面右上角，距离页边1cm处用铅笔标注页码。每个班学籍卡前附封面一张（参考附件），封面（封面不做页码标记）后附班级学生总名单（班级名单可到教务处打印）。存在个别学生缺少照片或学籍卡情况应打印“备考表”并在“备考表”上做相应说明，部门领导签字。

    因新冠疫情防控工作需要，2020年各二级学院没有组织集体拍摄毕业照活动，因此毕业集体照不在今年归档范围内。但个别二级学院或班级制作了电子或动画式毕业集体照，二级学院可移交电子毕业集体照。

    （九）系统录入必填项需注意事项：

     1.“一级目录”：归档材料年度，如2020。

     2.“二级目录”：各部门相应分类号详见每年归档范围与保管期限表。

     3.“实体分类号”：一级目录-二级目录，如2020-XZ11。

     4.“文件标题”：具体文件标题，尽量详实。

     5.“责任者”：本件文件的形成单位名称。

     6.“归档部门”：移交档案材料的部门名称。

     7.“文件时间”：文件材料的形成时间，而非归档时间。一般为文件落款时间，如没落款时间就写文件形成年份。

     8.“页数”：本文件总页数。

     9.“输入员”：系统录入人员名字。

     四、交接手续

    各单位、各部门应根据本通知要求，依据《皇冠428428娱乐娱城档案立卷部门归档范围和保管期限表》（详见附件）做好档案收集、整理工作。档案整理完毕并完成网上著录，经学校专职档案人员检查确认后，再打印“卷内文件目录”、“备考表”（有特殊情况时需用黑色签字笔填写情况说明）事项。通过档案管理系统打印“案卷移交目录”（一式两份，由部门负责人在空白处确认签字），连同档案实物一并交档案馆（室），经专职档案员验收合格，由档案馆（室）负责人签字，双方各存一份备查。

    个别部门兼职档案员今年有所调整，请各部门负责人指定本部门新兼职档案员，收到本通知后尽快将《部门更换兼职档案员信息表》（详见附件）返回档案馆（室）。

    全校归档工作由档案馆（室）具体负责，归档结束后将由相关领导、工作人员对各部门归档材料进行检查验收，并对检查结果进行通报。各单位、各部门在归档工作中如有问题可直接与档案馆（室）取得联系（一号教学楼一楼1116室，电话86613759、86613825，兼职档案员微信群只能通过原兼职档案员推荐进群）。

    

    附件：1.    各部门归档范围和保管期限2021.pdf

          2.     归档通知附件学籍卡封面.doc

          3.    兼职档案员报送表.doc

 

 

                               皇冠428428娱乐娱城院长办公室                                                                             

                                   2021年3月15日